8 minutos de lectura El mundo esta cambiando, así mismo nuestra manera de vivir, trabajar, relacionarnos y comunicarnos. Conoce las 6 tendencias en comunicación interna con las que importantes organizaciones en el mundo han logrado conectarse más efectivamente con los empleados, facilitando también la comunicación y colaboración entre ellos.

1.		La comunicación interna ahora es Inmediata con el uso de redes sociales internas, las aplicaciones móviles y una buena intranet.
2.		Es constante, gracias al aumento del número de editores, la conformación de redes de comunicación y el entrenamiento en comunicación que reciben los líderes.
3.		Es concreta, el ritmo de hoy requiere que lleguemos al punto rápidamente, se impone el uso de formatos más dinámicos como videos.
4.		La comunicación interna es auténtica, se nutre de historias reales y las campañas de endomarketing se enfocan en dar sentido al trabajo y conectar a los empleados con propósitos comunes y valores compartidos.
5.		Facilita la escucha y el aporte de todos, para lograrlo los líderes son entrenados en comunicación, hay encuentros regulares cara a cara entre los equipos y los líderes para escucharse entre sí, transmitir opiniones y construir soluciones juntos. Las redes sociales internas son ideales para compartir y opinar. También se usan formatos más estructurados como encuestas virtuales y grupos focales.
6.		La comunicación interna genera aprendizaje, las organizaciones se enfocan en desarrollar fuertes habilidades de comunicación en los líderes, para que tengan la capacidad de dar y recibir retroalimentación y así ayuden a sus equipos de trabajo a descubrir oportunidades impulsando el desarrollo profesional y organizacional. Adicionalmente aparecen los programas de aprendizaje virtual a la medida, desarrollados en herramientas de e-learning para la autoformación.

Para incorporar estas tendencias de comunicación interna hay que lograr el EQUILIBRIO entre la comunicación CARA a CARA y la comunicación VIRTUAL:

	Entrenando a los líderes.
	Disponiendo de la tecnología adecuada y acompañar el aprendizaje de su uso.
	Con un plan de comunicación interna avalado por la alta gerencia y activando campañas de endomarketing.

Importantes organizaciones en el mundo lo han logrado el equilibrio entre la comunicación cara a cara y la virtual, conoce los siguientes casos:

Toyota Motor Corporation (Toyota) con ˜ 369.124 colaboradores en más de 190 países

• Se enfocan en hacer de los líderes “comunicadores eficaces” e inclusive tienen programas personalizados para lograr que comprendan el poder de la comunicación.
• En Toyota creen en: Comunicadores efectivos = Título = Responsabilidad.
• Consideran la comunicación como un impulsor clave del negocio, hacen reuniones cara a cara 2 o 3 veces al mes entre cada líder y su equipo de trabajo, para dar opiniones, identificar obstáculos y eliminar la especulación.
• Motivan la participación de los empleados invitándolos a participar de encuestas y grupos focales.
• Actualmente disponen de cursos y talleres virtuales para reforzar habilidades de comunicación y valores.

Vodafone, una de las compañías de telecomunicaciones más grandes del mundo en ingresos, con ˜ 111.556 colaboradores en más de 26 países

• En Vodafone eliminaron la comunicación en “cascadeo”, para lograrlo utilizaron una aplicación móvil llamada Fuse en la que los empleados se comunican de forma más dinámica: a través de vídeos, likes, pdfs interactivos, etc.
• Cuando un líder quiere comunicarse con sus colegas, para dar un mensaje exacto, graba un video y lo envía. A diferencia de los correos, quien ha enviado el mensaje sabe cómo responden los receptores, ya sea a través del indicador de visualización, los likes, los comentarios y los compartidos.
• La comunicación es de fácil acceso, inclusive se conectan desde sus casas, aumentando el uso de la red y la búsqueda de información por parte de los empleados.
• La alta gerencia tiene un canal de video, para transmir videos pregrabados y recibir retroalimentación directa. También hacen rondas de reuniones en las principales sedes, cara a cara entregan información y escuchan directamente a los empleados.
• Entrenan a los líderes en comunicación, para dar una idea, en un año 4.500 de sus líderes recibieron un total de 36.000 horas de entrenamiento en comunicaciones.
• Los directores locales tienen reuniones periódicas con los equipos de trabajo. Anualmente hacen reuniones para establecer metas y desarrollar un mayor nivel de compromiso en los empleados.
• Utilizan campañas de endomarketing para lanzar sus estrategias de comunicación, publicando videos e invitando a seminarios transmitidos en la web, propiciando debates y encuestas en vivo para enganchar e involucrar a los empleados.

El caso de Vodafone nos permite ver las tendencias en comunicación interna agrupadas para su implementación en 3 focos: entrenar en comunicación a los líderes para lograr que la comunicación cara a cara sea efectiva, fortalecer la comunicación virtual y activar campañas de endomarketing.

Starbucks, una conocida cadena internacional de café, con ˜ 238.000 colaboradores en más de 50 países

• En Starbucks creen que la comunicación es vital para construir confianza entre compañeros - así llaman a los empleados.
• La comunicación cara cara es de alta relevancia, tienen reuniones para dar y recibir retroalimentación entre líderes y compañeros y las han categorizado en 3 tipos: Asimilación, Gerentes y Salto de nivel.
• La intranet la usan como una red para que los empleados se conecten, aprendan y trabajen de forma colaborativa. En la intranet, los empleados encuentran todo lo que necesitan para hacer su trabajo.
• Starbucks tiene un equipo dedicado a la experiencia digital en la Intranet.
• Para lanzar la intranet fue necesario preparar primero a los líderes para que ellos motivaran y explicaran el uso de esta.

Nokia, multinacional de comunicaciones y tecnología, con ˜ 114.256 colaboradores en más de 100 países

• En Nokia la comunicación interna tiene tres enfoques: (1) Construir relaciones, (2) mejorar sus productos y servicios, (3) Fortalecer el liderazgo y valores corporativos.
• Su estrategia de comunicación interna se hace a través de las redes sociales. Algunas de sus principales herramientas son: BlogHub, VideoHub, Infopedia.
• Las personas acceden a estas redes fácilmente, inclusive desde sus casas.
• En Bloghub comparten ideas y actualizan a otros sobre lo que están haciendo, publican entrevistas sobre historias de las personas, información sobre el funcionamiento de la empresa, nuevos lanzamientos y videos del director general.
• En VideoHub, los empleados hacen posts diarios e interactuar a través de ellos.
• En Infopedia, un sitio wiki comparten conocimientos e información útil.
• Los mensajes instantáneos, son usados para facilitar la comunicación entre los empleados, hacer la comunicación más informal y por tanto más rápida.
• Los líderes hacen reuniones virtuales que son anunciadas con anticipación, para que los empleados envien preguntas previamente para ser contestadas durante la reunión.
• El centro global de noticias en línea emite entre 4 y 5 nuevas historias por día sobre temas relevantes para el negocio.
• No todo es virtual, también se motiva la comunicación directa entre los equipos de trabajo y los líderes. Para el lanzamiento de productos hacen eventos en vivo para dar a conocer el funcionamiento y generar interacción entre equipos.
• Para quienes no tienen acceso a la intranet se publican anuncios en las pantallas de las diferentes sedes.
• Hacen encuestas períodicas a los empleados para que sepan que son escuchados.
• Los resultados los miden a través de la cantidad de uso, interacciones y comentarios de los empleados en la red y las asistencias a las reuniones.

Virgin Trains la Cía a cargo de las vías del tren en la costa oeste del Reino Unido, con ˜ 3.400 empleados

Virgin Trains hace parte de las inversiones del grupo Virgin. En el caso de Virgin Trains, nuevamente se evidencian las 6 tendencias en comunicación ejecutadas en los 3 focos: Entrenando en comunicación a los líderes para mejorar la comunicación cara a cara, fortaleciendo la comunicación virtual y activando campañas de endomarketing. Entrenamiento en comunicación a los líderes:

• La compañía forma y equipa a los líderes en habilidades de comunicación, incluyendo el dar y recibir retroalimentación.
• Diseñaron un plan de formación en liderazgo conversacional y lo incluyeron en el programa de desarrollo gerencial.
• Para tener la aprobación gerencial, el programa piloto se desarrolló con los equipos de primer nivel. Después se entrenaron a los entrenadores y posteriormente se expandió al resto de la organización, con el objetivo de cubrir el 100% de los líderes.

Fortalecimiento de la comunicación virtual:

• Para el éxito de la gestión de la comunicación virtual conformaron un equipo integrado por personas del equipo de comunicaciones internas y del equipo de TI -Tecnología de la información.
• Definieron usar como proveedor de tecnología a Microsoft que proporciona la red social Yammer y el correo electrónico.
• A través de esta red social interna los empleados se comunican y reconocen entre si, buscan información útil y hacen preguntas.

Activación de una campaña de endomarketing para promocionar la misma comunicación:

• Para iniciar con éxito el uso de la red social, Virgin Trains diseñó un programa de entrenamiento, un plan de comunicación interna y una campaña de endomarketing por múltiples medios que incluía videos, impresos, correos electrónicos y posters digitales.

La Compañía de Biociencias CHR Hansen con ˜ 2.200 empleados en 31 países

• • En este caso los esfuerzos de comunicación se centraron en la intranet.
  • Para la actualización de la intranet el equipo responsable optó por un proceso ágil adaptado de Scrum¹, para acelerar el proceso y minimizar los riesgos que conllevan los grandes proyectos. Como vemos la transformación digital se impone también en la comunicación interna.
  • La intranet se fue construyendo de acuerdo con las necesidades que los mismos usuarios solicitaban y sus propuestas para minimizar procesos. Por ejemplo, la reducción de e-mails, pasar formularios de papel a digitales, flujos de trabajo, tareas de administración de documentos, etc.
  • Para garantizar el funcionamiento de la intranet, se conformó el siguiente equipo:
    • 130 editores alrededor de toda la organización. Este grupo recibe entrenamiento para realizar sus tareas con mayor efectividad.
    • Un responsable que revisar cada pieza del nuevo contenido y lo etiqueta.
    • Crearon un "Equipo de Masterdata" que se encarga de definir las temáticas globales.
  • Para fomentar la participación, se lanzó una campaña de endomarketing para que los empleados compartieran historias y entre otras actividades se realizaron rondas de tomas fotográficas para actualizar los perfiles, etc.

¹ Scrum es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales. Información tomada de https://proyectosagiles.org/que-es-scrum/

La multinacional argentina Arcor con ˜ 20.000 empleados en 17 países

• La comunicación interna la centran en el desarrollo de su intranet, políticas de comunicación, revistas digitales e impresas dirigidas especialmente al personal de las plantas, desayunos con gerentes de planta, talleres de formación y la red de referentes.
• La red de referentes es una de las estrategias más exitosas y la conforman líderes ubicados en diferentes plantas a cargo de difundir y aportar información para los medios internos. Se ha llegado al nivel de empoderamiento en que son ellos quienes piden apoyo para desarrollar estrategias que cubran necesidades identificadas en cada planta.
• El rol de referente es voluntario, reciben formación en comunicación de manera permanente y progresiva. Hacen reuniones de integración y capacitación anuales con todos los referentes.
• La intranet de Arcor pasó de ser unidireccional a ser interactiva, adoptaron las soluciones de Microsoft, ahora además de publicar información corporativa los colaboradores tiene la opción de hacer comentarios, compartir videos, crear grupos, etc.
• Las campañas de endomarketing son utilizadas en Arcor para que los colaboradores identifiquen, adopten y participen de todas las iniciativas corporativas o específicas de acuerdo a los retos organizacionales.

Para asumir el reto de actualizar y mejorar el proceso de comunicación interna, incorporando las tendencias de comunicación interna, desde Martin Alba trabajamos en los 3 focos:

	Diseñar un programa de formación en competencias de comunicación para líderes. Para fortalecer la comunicación cara a cara.
	Gestionar efectivamente las herramientas de comunicación virtual y acompañar la adopción de su uso.
	Diseñar una campaña de endomarketing y un plan de comunicación interna avalado por los líderes que garantice su compromiso y facilite la gestión de los objetivos requeridos.

Estamos listos para ayudarte a implementar las tendencias de comunicación interna en tu compañía, recuerda: al fortalecer la comunicación interna contribuyes en el incremento de la eficiencia de los procesos, impactas positivamente en los niveles de satisfacción y bienestar de las personas y así mismo en la mejora de los resultados organizacionales.

Contáctanos para empezar ahora

Para los que quieren profundizar más les dejo los enlaces de las fuentes de información:

• https://moven.wordpress.com/2008/04/22/toyota-motor-corporation-internal-communication-practices/
• http://www.toyota-global.com/pages/contents/investors/ir_library/annual/pdf/2017/annual_report_2017_fie.pdf
• https://www.vodafone.co.uk/our-responsibilities/our-employees/open-communications/
• https://www.youtube.com/watch?v=n_GwxN5K7WU
• http://ragantraining.com/video/how-starbucks-persuaded-its-employees-they-owned-new-company-intranet
• https://simply-communicate.com/nokias-internal-communication-driven-social-media/
• http://www.synergycreative.co.uk/images/Conference_notes/BOCConferenceNotes_2017_2.pdf
• https://www.youtube.com/watch?v=lBZy7_aL1Dw
• https://www.virgintrainseastcoast.com/about-us/facts-and-figures/
• http://www.betterworking.com/case-studies/transforming-internal-communications-at-virgin-trains/
• https://www.wizdom-intranet.com/project/chr-hansen/
• http://www.reddircom.org/pdfs/Revista%20Imagen%20y%20Comunicacion%20N30.pdf
• https://premioseikon.com/plan-integral-de-comunicacion-institucional-20-anos-fundacion-arcor/
• https://www.clarin.com/recursos-humanos/recursos_humanos-comunicacion_interna-management-redes_sociales-intranet-arcor-banco_de_galicia_0_By2i_iKwXx.html

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Cuando llegan los cambios organizacionales, se habla de las perdidas y del dolor que las personas experimentan. ¿Y qué tal si también hablamos de amor para volver a aprender y facilitar el cambio? Recientemente estuve en un curso de formación para certificarme en gestión del cambio en el que hablaban de la tanatología: el estudio de la muerte, una interesante mirada para abordar en las organizaciones, sobre el dolor que sienten las personas por la perdida, ya sea de la manera de hacer las cosas, por dejar ir a jefes y equipos de trabajo y sumado a este dolor tener que esforzarse para simultáneamente incorporar en sus vidas lo necesario para estar alineados y aportar a los cambios organizacionales. Y es en este momento de dolor por la perdida generada con el cambio donde veo que se necesita “amor en las organizaciones”, cuando llega el momento de volver a aprender sobre nuevas maneras de trabajar, de relacionarse, de comportarse, de aprender lo requerido acorde a los retos organizacionales. Para darte mayor claridad sobre lo que quiero decir al hablar de amor, te invito a imaginar a un padre o una madre que llevará a su pequeño hijo(a) a una excursión, aun conociendo que existen riesgos, porque espera que la experiencia sea útil para la vida del chico. Es muy probable que este padre propicie los siguientes actos de amor:

• Conversará con el chico para darle a conocer lo que vivirán.
• Lo motivará a hacer preguntas.
• Juntos harán planes para vivir al máximo la excursión.
• Si necesita entrenamiento, se lo proporcionará.
• Si necesita algún equipaje especial, lo buscarán.
• Generarán acuerdos - ¿Y si pasa esto qué hacemos y si pasa lo otro?
• Y durante el recorrido, le dará espacio para que experimente y aprenda.
• Si el hijo lo busca para pedirle orientación, el padre acudirá y juntos encontrarán la mejor manera de avanzar.

En fin... ese padre amoroso no ahorrará esfuerzos para lograr que la experiencia sea provechosa. Ahora volvamos a las organizaciones, cuando hay cambios y los empleados sienten incertidumbre por diferentes razones como, por ejemplo, no saber cómo hacer su trabajo con las nuevas tecnologías o metodologías, otros que no están habituados a hacer las cosas de la manera requerida para asumir riesgos, tomar decisiones ágiles, innovar, operar más rentablemente y ser sostenibles, etc. Entonces imagina a los empleados como los chicos que están por ir de excursión con su padre, unos más perdidos que otros, unos con ganas de iniciar, otros enojados o con miedo. Por otro lado, están los líderes de más alto nivel, los que definieron que se necesita el cambio y las condiciones para que se de. Antes de iniciar el cambio, lo ideal sería que el amor de estos líderes por la organización, traducido en su interés porque la organización logre los objetivos de negocio en un ambiente de progreso para las personas, que ese amor organizacional de los líderes los motive a emprender una serie de acciones que faciliten la transición y el aprendizaje a todo nivel.

Amor para aprender y emprender

El amor en las organizaciones se convierte en hechos cuando los líderes se proponen conectar a los empleados con el propósito del cambio, porque ellos saben que sus equipos emprenderán más fácilmente el camino por convicción que por obligación. Estos líderes saben que el trayecto es largo y se preparan para acompañar a sus equipos durante las etapas del cambio, se proponen estar presentes y al servicio de sus equipos, demostrando que están genuinamente interesados en que los colaboradores sean los protagonistas del cambio, mediante las siguientes acciones de amor:

• Creando espacios para escucharlos y conocer qué les inquieta, a qué le temen, qué los motiva para orientarlos y crear nuevas posibilidades.
• Respetando y valorando las diferentes contribuciones, para construir soluciones juntos.
• Enseñando con el ejemplo, siendo coherentes entre lo que dicen y lo que hacen y arriesgándose primero, para dar claridad y seguridad.
• Validando las equivocaciones, si se quiere cambiar, hay que probar nuevas maneras de hacer las cosas, hay que ensayar y de las fallas aprender rápidamente.
• Teniendo la humildad, pidiendo retroalimentación a los colaboradores para aprender de y con su equipo.

Las personas permanecen en sus trabajos la mayor parte del tiempo, es en las organizaciones donde las personas encuentran posibilidades para desarrollarse y progresar, muchos encuentran allí el sentido de sus vidas. Considerando esta premisa los líderes hoy tenemos una gran responsabilidad que va más allá de dar resultados en el trabajo, se trata de influir positivamente en la vida de las personas ¿y no es esto amor?. Para ti, ¿qué es amor en las organizaciones? Déjanos tu comentario.

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Conocer los doce pasos te tomará menos de 12 minutos de lectura. Cuando las Compañías emprenden cambios organizacionales que implican a todos o parte de sus colaboradores, un plan de comunicación interna efectivo asociado a una campaña de endomarketing, facilitará el logro de los objetivos de la estrategia de cambio. Y qué tal si lo vemos así:

• El cambio organizacional, como una expedición con una meta clara.
• El plan de comunicación interna, como el mapa con las rutas que guiarán a los diferentes equipos hacia la meta definida.
• Y la campaña de endomarketing, como los suministros que alimentan, dan energía y seguridad a los equipos de trabajo, para avanzar con confianza a través de la expedición del cambio.

Todo cambio es diferente y así mismo tanto el plan de comunicación interna como la campaña de endomarketing apropiada se diseña de acuerdo con: las condiciones del terreno (las capacidades de la organización y situación del entorno), la distancia a recorrer (la dimensión del cambio requerido), el tiempo para llegar a la meta, el nivel de disposición y confianza de las personas al iniciar la travesía, los recursos y equipamiento disponibles (presupuesto y formación), las competencias de los guías y la manera de medir el avance, entre otros aspectos a considerar. Para hacer más sencillo la construcción del plan de comunicación interna, propongo seguir la siguiente guía de 12 pasos. Guía de 12 pasos para construir un plan de comunicación interna asociado a una campaña de endomarketing.

1. Inicia con una meta clara.
2. Define con qué recursos cuentas.
3. Conforma el equipo responsable de la expedición.
4. Concreta quiénes irán a la expedición.
5. Conoce el nivel de disposición y confianza en el que están los participantes.
6. Elige a los guías adecuados para el tipo de expedición.
7. Prepara los suministros iniciales y las condiciones de abastecimiento para todo el recorrido: la campaña de endomarketing.
8. Establece acuerdos claros con los jefes o líderes de la organización.
9. Equipa a los guías: plan de entrenamiento.
10. Entrega los implementos de seguridad para todos: acciones de interacción.
11. Define etapas y puntos de encuentro para evaluar, aprender y celebrar.
12. Anuncia la llegada o fin del trayecto.

Paso 1 para construir el plan de comunicación interna

Inicia con una meta clara: OBJETIVOS

Los objetivos del plan de comunicación interna, serán siempre los objetivos de la organización. La comunicación interna existe para facilitar los objetivos organizacionales, como por ejemplo:

• Poner en acción una nueva estrategia organizacional.
• Alcanzar retos comerciales.
• Construir y/o adaptarse a una nueva cultura.
• Conseguir la transformación digital.
• Llegar a niveles de excelencia operacional.
• Ser sostenibles.
• Desarrollar nuevas capacidades.
• Apropiar una nueva identidad corporativa o de marca.
• El lanzamiento de un nuevo portafolio de productos o servicios.

Los objetivos del plan de comunicación interna, son el “para qué”, son la razón que nos pondrá en marcha, el objetivo especifica claramente a dónde hay que llegar. Será la base para construir la campaña de endomarketing y todas las acciones de relacionamiento y comunicación interna. El trabajo del equipo de gestión humana, junto con el consultor de comunicación, será traducir estos objetivos organizacionales en objetivos humanos, es decir, definir qué comportamientos o acciones específicas se requiere de las personas, entre más detalladas sean estas definiciones, el trabajo de comunicación, junto con el trabajo de formación y desarrollo, será más efectivo.

Paso 2 para construir el plan de comunicación interna

Define con qué recursos cuentas: PRESUPUESTO DE RECURSOS

Cuando hablo de recursos para desarrollar un plan de comunicación interna, me refiero a Definiciones, Tiempo, Dinero y Personas. Definiciones, hay que partir con objetivos y además con los “qué y cómo hacer el cambio”, dependiendo de qué tipo de cambio organizacional se quiera conseguir, para definir el plan de comunicación interna, se necesita tener claras las escogencias y renuncias, los procesos ya trazados, las definiciones técnicas tomadas o equipos responsables de establecerlas. El equipo de comunicación interna, necesitará trabajar con base en los indicadores del proyecto organizacional, para lograr la alineación e impulsar el avance. El tiempo será determinante para lograr los objetivos del proyecto organizacional, que serán los mismos del plan de comunicación. Los cambios organizacionales requieren cambios en la personas y los cambios de comportamientos toman tiempo e implica además de la comunicación, el trabajo integrado de otros equipos para definir métricas o el sistema de incentivos o consecuencias por cumplir o no cumplir con lo requerido, equipos para acompañar el entrenamiento o desarrollo de las personas. Hoy nos enfrentamos a proyectos organizacionales con metodologías agiles, a desafíos que requieren un alto sentido de urgencia, que exige a los equipos de recursos humanos y de comunicación desafiar sus capacidades para acompañar de la forma más humana y eficiente las transiciones. Dinero, tener un presupuesto que cubra las diferentes etapas del plan, desde el diagnóstico inicial, hasta el cierre de la expedición. Existirán costos fijos durante la preparación y luego se estimará un valor proporcional a la cantidad de personas e impactos requeridos para facilitar la difusión, entendimiento y apropiación de las definiciones organizacionales. Personas, definir quiénes serán las personas que harán posible el desarrollo del plan de comunicación interna, además del equipo de comunicación incluir a los líderes a cargo del proyecto organizacional, a los facilitadores o agentes de cambio y a todos los jefes. El plan de comunicación entregará metodologías y guías para que cada uno asuma la responsabilidad de ejecutar lo definido en el plan. La cantidad de personas y su capacidad, determinarán la velocidad y/o el alcance de las acciones establecidas.

Paso 3 para construir el plan de comunicación interna

Conforma el equipo responsable de la expedición: EL COMITÉ DE CAMBIO

Como ya lo hemos mencionado, el plan de comunicación interna, existe para facilitar los objetivos organizacionales, siendo así siempre existirán otras áreas, además del área de comunicación, responsables o a cargo del proyecto organizacional. Para que el plan de comunicación sea efectivo, es importante conformar un comité que involucré a la más alta gerencia y las áreas interesadas o responsables del proyecto organizacional, para que participen desde la construcción del plan, la aprobación de los conceptos de la campaña de endomarketing y la toma de decisiones relacionadas con acciones de mitigación o refuerzo durante el recorrido de “la expedición del cambio”; Trabajar en equipo siempre generará mejores resultados que trabajar de forma individual.

Paso 4 para construir el plan de comunicación interna

Concreta quiénes irán a la expedición: DETERMINA LOS PÚBLICOS DE INTERÉS

Dependiendo del tipo de proyecto organizacional, será necesario involucrar a todas o parte de las personas que conforman la organización. De acuerdo a los objetivos del plan de comunicación interna, determina con el comité, qué personas o con qué nivel de prioridad se quiere que avancen en “la expedición del cambio”, será clave crear un listado de las personas por áreas (comerciales, administrativas, operativas), por geografías, por generación (tradicionalistas, generación X, millennials y nativos), este listado será la base para llegar a determinar el nivel de influencia y el nivel de compromiso, aspectos que determinarán el avance en el proyecto organizacional y así mismo la efectividad del plan de comunicación interna.

Paso 5 para construir el plan de comunicación interna

Conoce el nivel de disposición y confianza en el que están los participantes: Diagnosticar el momento cero

La primera actividad del plan de comunicación interna será escuchar a la organización, para conocer las inquietudes, emociones y expectativas frente al cambio, esta información unida a las definiciones estratégicas del proyecto organizacional permitirá construir la campaña de endomarketing y establecerá el momento cero relacionado con los niveles de compromiso y vivencia de los comportamientos requeridos en el que se encuentran las personas al iniciar “la expedición del cambio”, estos niveles de compromiso y vivencia de comportamientos se medirán en las diferentes etapas del plan para evidenciar el avance de las personas. En esta primera escucha también es posible determinar quiénes son los influenciadores positivos o negativos en los diferentes equipos de trabajo. Los instrumentos para escuchar a la organización serán encuestas virtuales, llamadas, entrevistas en profundidad y grupos focales con técnicas proyectivas, entre otros. El diseño de los instrumentos para la primera escucha, es fundamental, para capturar la información necesaria para el diseño de conversaciones de interés, que generen conexión con todos los públicos internos y sobre todo que dichos instrumentos al ser aplicados con la frecuencia que requiera cada proyecto organizacional, permitan recoger información que evidencie la evolución del avance durante la gestión del cambio organizacional. En Martin Alba tenemos la experiencia y sabemos como transferir el conocimiento a los equipos internos en las organizaciones, para que la dinámica de escuchar se vuelva parte del sistema de conversaciones.

Paso 6 para construir el plan de comunicación interna

Elige a los guías adecuados para el tipo de expedición

La comunicación es acción y lo que los líderes hacen comunica más que cualquier mensaje escrito o virtual, los equipos de trabajo aprenden del ejemplo y se comportarán de acuerdo al comportamiento que su líder demuestre frente a las definiciones estratégicas, por eso un plan de comunicación interna efectivo considera a los jefes como los principales comunicadores y dedica uno de los focos de trabajo del plan al fortalecimiento de las competencias de comunicación de los líderes y a abastecerlos con información que facilite su rol para guiar a los diferentes equipos de trabajo a través del cambio.

Paso 7 para construir el plan de comunicación interna

Prepara los suministros iniciales y las condiciones de abastecimiento para todo el recorrido: la campaña de endomarketing

La campaña de endomarketing, se diseña a partir de las definiciones estratégicas y de los hallazgos de la primera escucha a la organización, para que una campaña de endomarketing sea efectiva, además de diseñar mensajes originales y motivantes relacionados con el proyecto organizacional, es básico proporcionar herramientas para:

• Unificar el lenguaje interno.
• Dar claridad informado las decisiones estratégicas y lo que sigue.
• Mantener el impulso al recolectar y difundir historias reales de lo que ocurre en la organización con relación al avance en el proyecto organizacional para dar a conocer los hechos.
• Aumentar el nivel de confianza al proporcionar actividades que generen interacción para que sean las personas de la organización las que emitan información relacionada con el proyecto organizacional (comunicación 2.0).
• Maximizar los resultados, crear rituales de reconocimiento para exaltar los logros.
• Aprender del error, crear espacios para hablar de los errores y aprender rápidamente para seguir avanzando.

Ver el plan de comunicación en detalle Ejemplos de campañas de endomarketing

Paso 8 para construir el plan de comunicación interna

Establece acuerdos claros con los jefes o líderes de la organización

Una vez el plan de comunicación interna esta construido, para que sea efectivo es necesario darlo a conocer a la alta gerencia, para definir con los jefes de las áreas si alguna de las acciones propuestas en el plan requieren alguna adecuación ya sea en tiempo o forma y generar con cada uno acuerdos de implementación.

Paso 9 para construir el plan de comunicación interna

Equipa a los guías: plan de entrenamiento

La implementación del plan de comunicación interna inicia con la entrega de herramientas de comunicación a los jefes y a la red de agentes de cambio. Ellos serán los primeros en conocer el concepto de la campaña de endomarketing, necesitan un espacio de construcción conjunta para apropiarse de las definiciones estratégicas del proyecto de cambio, para hacer preguntas y estar preparados para acompañar a sus equipos de trabajo en “la expedición del cambio”. Trabajar en desarrollar las competencias de comunicación de los jefes es garantizar que las personas se sientan escuchadas, es ayudarles a descubrir la responsabilidad que tienen al hablar y ser conscientes del impacto que su ejemplo tiene en la vida de las personas que conforman su equipo de trabajo. Para que una campaña de comunicación interna sea efectiva, lo ideal es que sean los jefes los primeros en comunicar y que los medios de comunicación interna sirvan para reforzar las declaraciones y sobre todo las acciones que los jefes ya están demostrando en su día a día. Talleres de formación para líderes

Paso 10 para construir el plan de comunicación interna

Entrega los implementos de seguridad para todos: acciones de interacción

Una vez iniciada la implementación del plan de comunicación interna, cuando los equipos empiezan a desplazarse a diferentes velocidades, la publicación de historias sobre hechos reales relacionados con las experiencias darán mayor claridad e inspirarán a otros a continuar avanzando o empezar a hacerlo, ser regulares en la escucha de inquietudes y efectivos en despejarlas aumentará el nivel de confianza, garantizar la ejecución y cobertura de los rituales de reconocimiento, tanto como de los espacios para aprender de los errores, también serán importantes para aumentar la credibilidad de que el cambio es posible. La interacción se logra de forma presencial o virtual.

Paso 11 para construir el plan de comunicación interna

Define etapas y puntos de encuentro para evaluar, aprender y celebrar

Recordemos que “la expedición del cambio” tiene un punto de llegada, que son los objetivos del proyecto organizacional, el plan de comunicación interna se diseña para facilitar el logro de estos objetivos, que se podrán medir con el cumplimiento de los indicadores del proyecto organizacional. Para llegar a la meta, durante el trayecto se espera que las personas vivan un cambio de comportamientos y este proceso toma tiempo será importante diseñar un plan que tenga etapas para hacer tener una frecuencia adecuada para medir el avance usando indicadores propios del plan de comunicación que permiten identificar si esta o no enterado, los niveles de entendimiento, la vivencia de los comportamientos. El análisis de esta información evidenciará el nivel de compromiso de los diferentes equipos, dará visibilidad sobre los influenciadores positivos o negativos en el momento de la medición, también mostrará las barreras que están dificultando el avance y los aspectos que están impulsando el cambio, con estos datos se diseñan acciones de mitigación o se refuerzan las acciones que facilitan el avance, la medición también servirá para hacer reconocimientos, dar retroalimentación o tomar decisiones asociadas al cumplimiento esperado. Dependiendo de la velocidad del proyecto de cambio organizacional el modelo del diagnostico varia, en la combinación de los instrumentos para hacer la medición, la población objetivo a consultar y la frecuencia de la medición de acuerdo a cada público interno. Así como en la primera escucha los instrumentos para hacer la consulta serán encuestas virtuales, llamadas, entrevistas en profundidad y grupos focales con técnicas proyectivas entre otros. En Martin Alba tenemos la experiencia para diseñar diagnósticos de comunicación en grandes organizaciones, con sedes en diferentes países y ciudades de América Latina y con poblaciones de más de 10.000 colaboradores.

Paso 12 para construir el plan de comunicación interna

Anuncia la llegada o fin del trayecto

El cierre es tan importante como el lanzamiento de una campaña de endomarketing y el inicio de la implementación del plan de comunicación interna. No hacer el cierre y simplemente no volver a hablar del estado del proyecto organizacional, genera confusión y disminuye el nivel de confianza en la organización. En un cierre se anuncian los resultados alcanzados asociados al reconocimiento a las personas que lo hicieron posible. Otra manera de cerrar es mostrar los resultados finales unido al lanzamiento de otra campaña de endomarketing relacionada con un nuevo proyecto organizacional. La comunicación interna es fundamental para el éxito de los proyectos de cambio organizacional, tan importante cómo entregar con claridad las definiciones estratégicas para que los colaboradores conozcan y logren alinear su vida laboral al rumbo que la organización ha decido seguir, es planear la manera de escuchar a las personas, sus inquietudes, es planear quiénes se harán cargo de despejar inquietudes, quiénes y cada cuándo revisarán las barreras y cómo mitigarlas, así como también definir espacios para ampliar la cobertura de las lecciones aprendidas, en fin, construir el plan de comunicación interna es diseñar un mapa, con una visión clara y con un nivel de detalle, que requiere de experiencia para garantizar el desplazamiento exitoso de toda o parte de una organización hacia el logro de resultados tanto humanos como organizacionales. En Martin Alba hemos ayudado a importantes organizaciones a transitar exitosamente a través del cambio. Para darte más claridad en cada uno de los pasos te invito a ver el siguiente video.

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