08.01.2021
¿Qué es Endomarketing?
¿Ya sabes qué es endomarketing? Se refiere a la aplicación interna de tácticas empresariales innovadoras que han surgido como respuesta a la creciente competencia entre las empresas. Este tipo de estrategias internas proporcionan a las organizaciones ventajas sostenibles a lo largo del tiempo. Para toda organización sus trabajadores son considerados como el activo más valioso en la empresa, el cual amerita ser gestionado a través de acciones efectivas; a fin de lograr una verdadera relación de valor entre la empresa y sus colaboradores. Entonces, es importante que los líderes conozcan qué es endomarketing y se pueda planificar dentro de la organización las acciones para obtener, no solo una producción elevada, sino también, colaboradores satisfechos; los cuales se sientan parte indispensable para lograr los objetivos empresariales comunes.
Descubriendo qué es Endomarketing
Para entender qué es endomarketing, lo primero que hay que saber es que es una palabra compuesta por dos vocablos: Endo, que significa interno; y marketing referente al conjunto de técnicas que permiten determinar a través de estudios, las necesidades de un grupo o mercado para identificar el valor y mejorar la gestión comercializar, incluyendo: la captación, retención, hasta la fidelización de los clientes. Al unir estos dos términos se compone la palabra Endomarketing, para referirse a un conjunto de estrategias y acciones propias del marketing; las cuales se planean y ejecutan de manera interna en las empresas, con el objetivo de incrementar:- La identificación de los colaboradores con el propósito, la estrategia y los valores organizacionales.
- El conocimiento sobre el portafolio de los productos o servicios que ofrecen al mercado y lo que aportan a clientes y usuarios.
- La convicción de que su trabajo tiene sentido y contribuyen a crear valor para la empresa, a su desarrollo personal y profesional.
Endomarketing y sus características
- Método de gestión empresarial enfocado en la relación personal – organización.
- Recurso humano concebido como colaboradores y clientes internos.
- La comunicación interna como una estrategia de alineación entre la estrategia gente y la de negocio.
- Persigue el incremento del nivel de compromiso de los colaboradores frente a los retos organizacionales, ya sea internos o externos.
- Filosofía para fortalecer la gestión del recurso humano usando técnicas del marketing.
- Propicia un ambiente de trabajo adecuado que cubre las necesidades y genera valor para los colaboradores, incrementando su deseo de permanecer en la organización y recomendarla: embajadores de marca.
Colaboradores motivados, + productividad, + lealtad y compromiso
Al aplicar campañas de endomarketing en la organización, se promueve la motivación en los colaboradores. Esto permite, que aumente la productividad de manera eficaz; adicional a ello, se desarrolla la lealtad hacia la empresa y, por ende, los niveles de compromiso son aún mayores.Colaboradores como embajadores de la compañía
Las estrategias de marketing interno suscitan la capacitación de los colaboradores que al conocer el valor de la marca y desarrollar diversas habilidades se convierten de manera voluntaria en embajadores de la compañía. De esta manera, pueden comunicar a los clientes los beneficios y las bondades de los servicios, bienes y productos que ofrece la empresa desde su propia experiencia.Buen clima organizacional
Los modelos aplicados por profesionales de agencia de endomarketing ofrecen metodologías conversacionales que contribuyen al desarrollo de una buena relación entre los colaboradores y la empresa; generando así, un compromiso mutuo para el logro de los objetivos. De hecho, contar con las herramientas innovadoras del endomarketing, ayuda en la tarea continua de mejorar el clima organizacional, que busca que los resultados esperados de la empresa sean sostenibles en el tiempo.Menos rotación del personal
Una empresa que se comunica oportunamente, usa el lenguaje apropiado para todos los perfiles e intereses de los colaboradores, crea redes de comunicación interna de doble vía, además, facilita la adaptación al cambio constante, que exigen las organizaciones hoy, se convierte en un excelente lugar para trabajar y disminuye el gran problema de rotación del personal. El cual es considerado un gran desafío para todos los departamentos de recursos humanos de las empresas.
Qué se necesita para hacer endomarketing en tu empresa
En el transcurso de estas líneas se ha descrito qué es endomarketing, sus características y la importancia. Ahora bien, de seguro surge la duda sobre qué se requiere para aplicarlo en tu empresa.- Es necesario que se identifiquen las necesidades de los colaboradores, sus aspiraciones, preferencias y su alineación frente a las definiciones y retos organizacionales.
- Definir los objetivos de la campaña de endomarketing, de acuerdo con el momento organizacional o el reto de un área en particular
- Planificar las acciones que se aplicarán. Este es el plan de endomarketing: por cada grupo objetivo interno ¿Qué, por qué, cuándo, cómo y quién lo hará? Todo esto contempla la campaña de endomarketing en sí, la implementación de los canales de comunicación, las dinámicas conversacionales, la integración de acciones de reconocimiento e incentivos y la alineación con los programas de inducción y formación.
- Medir los resultados que se alcanzaron y evaluarlos. Toda estrategia aplicada amerita ser valorada; con ello, se podrán reconocer los logros, las fortalezas, las habilidades desarrolladas, y las competencias que se buscan fortalecer a futuro.
“El ojo humano es una hermosa obra de arte, y una poderosa herramienta”, que ciertas estas palabras citadas del libro Visual Impact, Visual Teaching. ¿No es cierto que los anuncios que se valen del impacto visual son los más exitosos? A estas alturas nadie duda del valor de la fotografía profesional como herramienta para impulsar una marca o producto. En Colombia hay excelentes profesionales de la fotografía al auxilio de grandes y pequeñas empresas del país y del continente. ¿Cuál es la importancia de la fotografía profesional? ¿Puedo potenciar mi marca con ayuda de un fotógrafo profesional en Cali?
Impacto de un fotógrafo profesional en Cali que trabaja para toda Colombia
Los fotógrafos profesionales saben de la milagrosa y misteriosa conexión del ojo con el cerebro. Un experimentado fotógrafo profesional logra el efecto deseado con su lente: llevar al consumidor a la acción. Las empresas que cuentan con la asesoría y servicios de un fotógrafo profesional logran cautivar y enamorar a las personas. Atraer a los consumidores (caleños ) y cautivarlos con una fotografía no es tarea fácil. Requiere de arte y experiencia de un fotógrafo profesional en Cali que conozca las preferencias de los consumidores en Colombia y en su poder de crear contenido real y atrayente.La fotografía profesional como estrategia de Marketing
Es impensable entrar al mercado actual sin tener una web para potenciar tu marca, tus productos o servicios; igual que es imposible lograr contenido de calidad sin contar con el impacto que generan las imágenes fotográficas. Los servicios de una Agencia de fotografía profesional en Cali te ayudarán a proyectar tu marca con realismo. La clave de la fotografía profesional como estrategia de ventas y mercadeo radica en su realismo y frescura. Un fotógrafo profesional en Cali sabrà proyectar la imagen de tu marca, logrando una buena conexión con los consumidores. La fotografía profesional deja atrás imágenes frías y acartonadas, y da paso a la naturalidad y a la frescura, por esto logra enamorar. Si quieres ganar público en tu web y consumidores de tu marca o producto debes complementar palabras con fotografías. Pero ¿Cómo incorporar la fotografía profesional a las técnicas de Marketing? ¿Qué tipo de fotografía conviene para mi compañía?
Tipos de fotografía profesional en el Marketing actual
La fotografía profesional no se limita a un solo tipo, aunque todas convergen en un objetivo común, cada tipo de fotografía abarca un ámbito particular. Así tenemos los siguientes tipos de fotografía profesional: profesional publicitaria y profesional corporativa, estas a su vez, se dividen en subtipos, veamos.Fotografía profesional publicitaria
Como su nombre lo indica, está perfilada a publicitar productos y servicios: moda, alimentos, bebidas, y productos en general. El fotógrafo profesional en Cali, especializado en este tipo de fotografía, logra sutilmente convencer a los consumidores para que obtengan un producto o servicio. Su experiencia le permite despertar sensaciones con las imágenes que proyecta en sus fotografías. Por otro lado, podemos diferenciar varias modalidades dentro de la fotografía publicitaria:- Fotografía publicitaria enfocada en marcas o empresas de moda.
- Fotografía publicitaria enfocada en empresas de alimentos.
- Fotografía publicitaria enfocada en productos.
Fotografía Profesional Corporativa
Este tipo de fotografía va dirigida a proyectar la imagen de una empresa u organización. Esta fotografía es vital como estrategia de Marketing para posicionar una Marca o estilo. La fotografía profesional corporativa proyecta la esencia de la compañía, para mostrarle al mundo el corazón de ésta. Se centra en el valor de la empresa más que en el producto y eso solo se logra con la ayuda de un gran fotógrafo. La fotografía corporativa o institucional abarca todo aspecto de la vida empresarial, incluye eventos especiales, fotografías de labores cotidianas o reuniones con los trabajadores. Requiere de un trabajo muy arduo para un fotógrafo profesional plasmar en una imagen todo lo que abarca una marca. Un fotógrafo profesional debe conocer y estudiar la empresa que quiere proyectar para hacerlo acertadamente. Lograrlo, requiere tiempo y dedicación. Una agencia de fotografía está especializada en las diferentes modalidades de fotografía profesional corporativa, ¿cuáles son? Podemos resumirlas de la siguiente manera:- Fotografía corporativa industrial.
- Fotografía corporativa de equipo de trabajo.
- Fotografía corporativa de estilo de vida.
- Fotografía corporativa de retrato.
- Fotografía corporativa de evento.
- Fotografía corporativa de símbolos.
- Fotografía corporativa de interiores.
Agencia de fotografía profesional en Cali
La fotografía profesional es un arte tan hermoso como extenso. Los avances y cambios en los hábitos de los consumidores hacen de este versátil arte una herramienta valiosa en el Marketing actual. Hay fotógrafos con mucha trayectoria y vasta experiencia en fotometría, colorimetría y composición, que garantizan posicionar tu marca, vender tu producto y ofrecer tu servicio. Un fotógrafo profesional conoce de logotipos, branding, decoración, en fin, es una especie de artista. Combinando arte y trabajo, logra mostrar de forma atractiva productos, empresas, servicios e incluso estilos de vida. En Colombia contamos con especialistas en el campo de la fotografía profesional. Si deseas que tu empresa aproveche este importante recurso, busca la asesoría de una Agencia de fotografía. Martín Alba, el director creativo de nuestra agencia es un fotógrafo profesional en Cali con más de 25 años de experiencia trabajando con las marcas más importantes de Colombia y Latinoamérica. Junto a él trabaja un grupo de expertos en comunicación corporativa listos para ayudarte a conseguir el éxito en tu presente y futuro empresarial.
Las fotografías profesionales son fundamentales a la hora de promocionar un producto o construir la imagen de una empresa. La comunicación audiovisual ha alcanzado un nivel de prominencia debido a su capacidad de transmitir mucha información en poco tiempo. La fotografía es una herramienta sumamente eficiente para captar la atención y provocar un impacto positivo en las personas. En este artículo te mostraremos todas las razones por las cuales las fotografías profesionales son tan importantes. Pero, primero, hablaremos de los tipos de fotografías que existen.
Tipos de fotografías profesionales
Si deseas incluir fotografías profesionales en tu estrategia de marketing, debes informarte lo más posible al respecto. Los siguientes son dos de los tipos de fotografía profesional que más puedes aprovechar para tu empresa.Fotografía publicitaria
Su característica más distintiva es que se utiliza para persuadir. Tiene un objetivo claro: lograr que las personas sientan el deseo o la necesidad de adquirir el producto o servicio que están observando. Estas fotografías profesionales son cada vez más utilizadas porque representan la mejor manera de comercialización con el fin de lograr éxito en las ventas. No debe confundirse con la fotografía de producto, ya que esta última únicamente muestra el producto que se vende, como las de los catálogos. La fotografía publicitaria puede incluir fotografía de producto, pero va mucho más allá. Ésta busca llegar al público de forma cautivadora e interesante, haciendo uso de la creatividad y técnicas de postproducción. En ella se puede observar la esencia del producto o servicio señalando ciertos valores que se quieran resaltar. Podemos decir que debe reunir tres requisitos fundamentales. Primero, sin duda alguna, debe ser llamativa, cautivadora, capaz de atraer la atención de quienes la miren. Se debe construir de manera que resulte imposible ignorarla. En segundo lugar, debe diseñarse en torno a un mensaje central que se transmita adecuadamente. Si esto no se logra, los resultados serán nulos, o en el peor caso, negativos. Y, por último, el tercer requisito es su capacidad de persuasión. Como mencionamos anteriormente, una buena fotografía publicitaria debe conducir a los potenciales clientes a tomar la decisión de realizar una compra.Fotografía corporativa
La fotografía corporativa, por otra parte, busca otorgarle a la empresa una vía de comunicación con el público. La idea es lograr una sensación de cercanía entre los clientes y la compañía. A través de ella se muestran los valores de la empresa, como compañerismo, pasión, profesionalismo, trabajo en equipo y responsabilidad. Normalmente son fotografías naturales del equipo trabajando, hablando en algún tipo de reunión o simplemente posando. El fotógrafo profesional debe utilizar su creatividad y guiar al equipo a obtener fotografías que transmitan confianza y credibilidad. También funciona para presentar individualmente a los profesionales que forman parte del equipo de trabajo. Usualmente estas fotografías se acompañan de una pequeña biografía que describe el papel desempeñado en las actividades de la empresa. De esta forma los clientes sentirán tranquilidad al dejar las tareas en sus manos. Incluso, pueden fotografiarse las instalaciones o puestos de trabajo para que el público sienta correspondencia y familiaridad. Todo esto claramente tendrá una buena influencia en el cliente, haciéndolo desarrollar pensamientos positivos hacia la empresa.
Beneficios de las fotografías profesionales de un producto o empresa
Resulta imposible negar las ventajas y beneficios que las fotografías profesionales aportan a cualquier estrategia de mercadeo. A continuación, podrás encontrar una lista de los más destacados.Genera confianza en el cliente
Uno de los aspectos negativos que más afecta a los consumidores online es la desconfianza. En vista de que a través de Internet no se puede tener acceso directo a los productos y servicios, la mejor opción es utilizar imágenes. Esto le otorga a los clientes mayor seguridad al elegir lo que compran. No en vano dicen que una imagen habla más que mil palabras. Además, si también usas fotografía corporativa no sólo sentirán seguridad del producto sino del equipo de trabajo.Enamora a la audiencia
Los contenidos visuales se procesan en el cerebro mucho más rápido que cualquier otro, y además, permanecen allí por más tiempo. Por esa misma razón, los sitios web que utilizan fotografías profesionales han demostrado tener una menor tasa de devolución y mayor tasa de conversiones. Podemos asegurarte que entre un anuncio visual y un anuncio textual, el público preferirá el primero. Es muy fácil pasar al lado de un texto publicitario e ignorarlo, en cambio, una buena fotografía publicitaria no pasará desapercibida. Para lograr un gran impacto en el público, las fotografías profesionales son la mejor opción. Además, son especialmente efectivas para generar en el consumidor un sentimiento de urgencia y necesidad hacia el producto o servicio que se ofrece. Por esa razón, se convierten en un factor clave para aumentar las ventas.Aporta visibilidad
Un producto con buenas fotografías profesionales adquiere un valor agregado que resulta bastante favorable. Dichas fotografías pueden ser utilizadas en las redes sociales, y lograr un gran alcance en muy poco tiempo. De igual manera, las redes sociales son una plataforma más dinámica para que el consumidor se relacione con la empresa. La gran ventaja es que ellos mismos pueden compartir las imágenes, y recomendar los productos y servicios a sus conocidos. No hay mejor publicidad que la de un cliente satisfecho.Ayuda a desarrollar la imagen de la empresa
Para nadie es un secreto que cualquier negocio o empresa que quiera tener éxito debe trabajar en la imagen que transmite a su público. Cuando una empresa se hace reconocida por sus fotografías profesionales, éstas permanecen en la memoria del cliente con gran notoriedad. Esto quiere decir que cada vez que alguien vea el estilo o el diseño de tus fotografías, lo relacionará directamente con tu empresa. Claramente, para lograr esto debes contar con un buen fotógrafo profesional, que sepa cómo sacar el mejor provecho a esta herramienta.Te distingue de la competencia
Si logras desarrollar correctamente tus fotografías profesionales, serán tu mejor aliado para destacar. Los elementos que incluyas y el enfoque que elijas van a ser determinantes para alcanzar este objetivo. Sólo debes encargarte de generar un contenido único y personalizado, que sea capaz de mostrar la esencia de tu marca. Además, esa competitividad te llevará a perfeccionar tu planificación. Las fotografías profesionales son una inversión inteligente para cualquier empresa. Si estás buscando la mejor fotografía profesional en Cali o en Colombia, Martín Alba es la solución ideal, el director creativo de nuestra agencia publicitaria es un fotógrafo con más de 25 años de experiencia trabajando con las marcas más importantes de Colombia y latinoamérica y contamos con todos los equipos profesionales para producir fotografías profesionales de la mejor calidad. Somos especialistas en diseñar e implementar soluciones a la medida de tus necesidades. Estamos comprometidos con alcanzar los resultados esperados. Si deseas obtener el mejor rendimiento, no dudes en contactarnos.
07.04.2020
¿Cómo vencer el miedo?
En este artículo comparto cómo he logrado vencer el miedo, resolviendo 7 preguntas, cuando termines de leerlo espero que encuentres una manera práctica para afrontar el miedo, logrando elegir cómo transitar este cambio que estamos viviendo y así sentir más tranquilidad.
Durante estas dos semanas de cuarentena he experimentado muchas emociones, pero hay dos que me han acompañado más: EL MIEDO y LA TRISTEZA. La buena noticia es que ahora me siento EMPODERADA y tranquila, experimenté cómo superar el miedo y siento que estoy lista para seguir atravesando este importante cambio porque he decidido ESTAR PRESENTE CON DETERMINACIÓN.
Pregunta 1: ¿Qué estaba sintiendo?
Fue muy importante para mi lograr validar mi fragilidad, reconocer que tenía miedo y permitirme vivirlo.
Pregunta 2: ¿Cómo reconocer el miedo? El miedo es una emoción que te paraliza o te pone en acción para huir de aquello que te amenaza.
A mi el miedo me detuvo, di un paso atrás para tratar de entender, consumí mucha información una de valor, otra de terror, me costó ser eficiente, era difícil concentrarme en mi trabajo, no sentía la tranquilidad para pensar y básicamente me ocupé en las labores domésticas, trabajé solo en proyectos en los que ya estaba comprometida, tuve algunas conversaciones con mi esposo, mis hijos, mis familiares y amigos.
Pregunta 3: ¿A qué le tenía miedo? ¿Qué temía perder o sentir?
Parece obvio, tenía miedo al coronavirus claro, pero ¿A QUÉ del coronavirus?
- A la posibilidad de enfermarme o de perder a mis seres queridos
- Y he sentido mucho miedo por perder lo que hemos construido por tantos años en términos económicos y esto debido a que varios proyectos quedaron detenidos, en resumen, le tenía miedo al gran cambio, que ya inició.
- Mi peor escenario: la muerte, si es la mía, fin de mi proceso, si mueren mis seres amados, será muy doloroso. Y el peor escenario en términos económicos, si esto se prolonga, es que aumentará el nivel de endeudamiento, eso significará más horas de trabajo o la venta de algún bien, mientras estemos vivos tendrá una solución.
- El mejor escenario: un mundo transformado, sostenible, una economía más equilibrada, gobiernos más responsables, personas más conectadas con su papel en la comunidad, un mundo digital a favor del aprendizaje, la inclusión y la accesibilidad. un mundo donde nos relacionamos diferente, trabajamos diferente, hacemos negocios de manera diferente. Y confió que “diferente” sea: cercano, saludable, amoroso, respetuoso y definitivamente prospero.
- Para el mejor y el peor escenario tengo la certeza de estar acompañada de Martin, Jacobo, María Camila, mi familia y amigos, los siento cerca, a unos más que a otros, siento su amor, me han escuchado y los escucho, nos hacemos preguntas, siento su energía conectada con la mía y se los agradezco.
- Para el mejor escenario, que es la transformación necesitamos que muchos logremos adaptarnos rápidamente haciendo uso del aprendizaje, el liderazgo y la comunicación. Para este escenario tengo muchas herramientas, doy gracias por tenerlas, porque estoy preparada y tengo experiencia como Coach ontológica, como empresaria, como madre, como una mujer adulta que ya ha enfrentado importantes retos y cambios personales, físicos y profesionales.
- Como victima significa seguir ocupando mi mente y tiempo en repasar lo que perderé y siendo una espectadora conmovida por el dolor que vive la humanidad.
- Haciéndome cargo de mi misma significa y ESTAR PRESENTE CON DETERMINACIÓN, atenta y agradecida por cada inspiración, por cada momento, por cada palabra, por escuchar y ser escuchada; También significa conectarme con mis capacidades y usarlas para ayudar a aliviar el dolor, ayudar a aceptar este cambio tal como está llegando, significa disponerme firmemente a hacer lo necesario para avanzar en la construcción de la nueva manera de vivir, a la que nos invita este momento inédito.
Para lograr la adopción de buenas prácticas para hacer reuniones efectivas, es ideal que las organizaciones diseñen un programa de gestión reuniones y uso de las herramientas de comunicación organizacional y trabajo colaborativo.
Los elementos básicos de un programa de gestión de reuniones son:
- La definición del tipo de reuniones de trabajo y el inventario de las que son formales.
- Una metodología clara, para preparar las reuniones de trabajo, claridad sobre la manera de dirigir las reuniones para ayudar a los participantes a dar los mejores aportes, como lograr compromisos y cómo hacer el acta de reunión.
- Disponer de la tecnología adecuada, para llevar el control de las reuniones formales, haciendo uso del registro de información que queda en las actas de reuniones.
- Tener políticas y una guía práctica que resuma estas definiciones y sea fácil de entender y acceder por parte de quiénes dirigen y participan de las reuniones de trabajo.
Para resumir:
Para garantizar el éxito de las reuniones de trabajo:
- Te un objetivo de claro del para qué reúnes a las personas.
- Haz reuniones SÓLO cuando son necesarias.
- Reúne gente preparada y con buena actitud.
- Ayuda a los participantes a trabajar juntos.
- Resume la reunión en puntos de acción: “Qué, Quién y Cuándo”.
- Cumple compromisos, incrementa la confianza y el acta será menos necesaria.
- Reunir personas que no tienen ni idea de para qué están allí.
- La improvisación.
- El incumplimiento, empezar y terminar tarde.
- Personas desconectadas de la reunión y conectadas a otras tareas en sus celulares y computadores.
- No lograr acuerdos.
- Si quieres saber más sobre reuniones efectivas, te invito a leer otros artículos relacionados:
18.02.2020
Modelos de Acta de reunión
Te preguntas: ¿Cómo hacer un acta de reunión?
A continuación, podrás ver diferentes ejemplos de actas de reunión. Elige la que más se adapte a tu organización o equipo de trabajo.
La información mínima que debe contener un acta de reunión es:
- Fecha de la reunión
- Lista de participantes
- Qué compromisos se acordaron (plan de acciones)
- Quiénes son los responsables
- Cuándo es la fecha de cumplimiento
Hacer un acta de reunión se recomiendan cuando se realizan reuniones formales, siendo de gran utilidad para hacer seguimiento al cumplimiento de compromisos y para retomar temáticas en reuniones posteriores.
Lo ideal es que el acta de reunión sea registrada en un formato digital para que fácilmente los participantes de la reunión accedan a la información.
Cuando estás desarrollando el hábito de hacer seguimiento a las reuniones de trabajo, recomendamos utilizar el modelo de acta de reunión Nº1, por ser un formato que tiene más nivel de detalle e incluye una breve evaluación para medir la efectividad de la reunión.
Modelo de Acta de Reunión Nº1
Modelo de Acta de Reunión Nº2
Modelo de Acta de Reunión Nº3
“Las reuniones de trabajo bien gestionadas son una herramienta de la comunicación organizacional que aportan a la productividad empresarial”
- Si quieres saber más sobre reuniones efectivas, te invito a leer otros artículos relacionados:
- Si quieres aprender a hacer reuniones efectivas, te invito a realizar EL TALLER DE REUNIONES EFECTIVAS dirigido a equipos de trabajo que se plantean el desafío de mejorar la productividad empresarial.
“Las reuniones efectivas son una herramienta de productividad empresarial”
¿Cómo mejorar la productividad empresarial? Un desafío organizacional permanente que reta actividades como las reuniones de trabajo. Al ver que éstas se realizan muchas veces día tras día y por múltiples personas, se convierte en una prioridad aprender a gestionar reuniones efectivas para maximizar sus resultados. Conoce los 4 pasos para lograrlo:
- Evidencia ante el equipo directivo lo VALIO$A$ que son las reuniones de trabajo.
- Crea un programa de gestión de reuniones y uso de las herramientas de comunicación organizacional y trabajo colaborativo.
- Antes de planear una reunión EVALÚA si es necesario hacerla o si es posible reemplazarla usando otra herramienta de comunicación y trabajo colaborativo.
- Entrena a las personas en facilitación y liderazgo de reuniones efectivas.
- Según Bain & Company a través de Harvard Business Review: “15% del tiempo colectivo de una organización se gasta en las reuniones de trabajo”.
- Según el instituto tecnológico de ITAM: “sólo la mitad de las reuniones que tenemos en el trabajo son productivas. Y de cada una de esas, sólo lo son 30 minutos”.
- Según la consultora McKinsey & Company: “dedicamos el 65% del tiempo en el trabajo en reuniones, llamadas o emails”.
- De acuerdo con los resultados deuna encuesta realizada por la empresa de software Atlassian, de los encuestados:
- El 91% afirmaron no prestar atención en algún momento de las reuniones de trabajo.
- El 73% dijeron que realizan otros trabajos durante las reuniones.
- El 39% admitieron haberse dormido.
- El 41% indicaron que las reuniones son el mayor factor de pérdida de tiempo en el trabajo.
- Define el tipo de reuniones de trabajo formales, cuáles son estratégicas, cuáles tácticas y qué periodicidad requieren para contribuir en el logro de los resultados del negocio.
- Realiza el Inventario de las reuniones formales a las que se les hará seguimiento.
- Determina una metodología clara, que sea aplicable en la cultura organizacional, incluyendo todas las etapas, desde la preparación de la reunión por parte de quién las organiza, entregando técnicas para redactar objetivos de acuerdo con el tipo de reunión, citar incluyendo el propósito y los temas a tratar, también orientación para que los participantes se preparen antes de cada reunión, debe también dar claridad sobre la manera de dirigir una reunión para ayudar a los participantes a dar los mejores aportes, finalmente entregar elementos para el cierre la reunión facilitando el logro de compromisos y definir en un modelo de acta de reunión.
- La tecnología adecuada, para llevar el control de las reuniones formales, se requiere ya sea una aplicación a medida que ofrezca la posibilidad de hacer el acta de reunión de manera virtual, filtros para consultar y alertas de seguimiento a compromisos o usar el Share Point para almacenar las actas y tenerlas disponibles. Lo importante será tener visibilidad del registro de las reuniones formales, para esto se necesita que cada reunión sea registrada en el formato acta de reunión. Modelo Acta de reunión
- Tener políticas y una guía práctica para el uso adecuado de TODAS las herramientas de comunicación organizacional y trabajo colaborativo. Te invito a consultar la infografía “Guía práctica para hacer reuniones efectivas”
- Entrenamiento y motivación para incentivar la realización de reuniones efectivas, dos elementos claves, el entrenamiento para manejar efectivamente las reuniones y las herramientas de comunicación y colaboración, es ideal hacer un primer entrenamiento para nivelar a todos los que asisten a reuniones, empezando por el equipo directivo, incluye este entrenamiento en la Inducción Corporativa y periódicamente ofrece re entrenamientos. El segundo elemento clave será realizar una campaña de endomarketing para recordar e incentivar la aplicación de las buenas prácticas para realizar reuniones efectivas. En Martín Alba & Asociados te ayudamos a diseñar el programa para gestionar las reuniones y entrenamos a los equipos, inscríbelos en el Taller de reuniones efectivas dictado por María Isabel Holguín, nuestra consultora senior en comunicación organizacional.
- Evaluar la eficiencia del uso de las herramientas de comunicación y trabajo colaborativo, dando visibilidad de los resultados a los líderes de cada área para revisar con ellos nuevas oportunidades que garanticen la adopción de las buenas prácticas para el manejo de reuniones efectivas y la mejora continua para incrementar la productividad.3. Antes de planear una reunión EVALÚA si es necesario hacerla o si logras tu objetivo de comunicación o colaboración usando otra herramienta.
4. Entrena a las personas en facilitación y liderazgo de reuniones efectivas
La comunicación organizacional es fundamental para el avance y progreso de las empresas, según el informe “ Tendencias en el entorno laboral 2020: las habilidades del futuro” de UDEMY for Business hay tres prioridades de formación: Innovación (45%), Gestión del cambio (42%) y Comunicación & storytelling (40%) y considerando que las reuniones son una herramienta de la comunicación organizacional, el entrenamiento en reuniones efectivas se convierte en una prioridad de formación de aplicación práctica para cualquier compañía.
Un plan de entrenamiento para hacer reuniones efectivas, contiene al menos alguna de las siguientes temáticas:
- ¿Cómo preparar una reunión efectiva? Para aprender a diferenciar los tipos de reuniones de trabajo y redactar objetivos, definir los temas, diseñar los diferentes momentos y tiempos requeridos para cada reunión, elegir los participantes, hacer la invitación y coordinar la logística de cada tipo de reunión.
- ¿Cómo liderar una reunión efectiva? En este punto el nivel de profundización dependerá de las competencias conversacionales actuales de las personas, a continuación, listo algunas de las habilidades de comunicación a desarrollar:
- Saber hacer preguntas para involucrar y enfocar a los participantes de la reunión evitando que se conviertan en “asistentes” y ayudarlos a dar sus mejores aportes.
- Comunicación no verbal para saber escuchar la corporalidad, las expectativas, las preocupaciones y saber pararse ante el grupo con coraje y convicción para involucrar y generar motivación.
- Control de emociones para crear un estado de ánimo expansivo, conectar a las personas de acuerdo con sus actitudes y reacciones durante la reunión.
- Resolución de conflictos y generación de compromisos.
- Una guía práctica para utilizar las herramientas virtuales de productividad disponibles en la organización.
- Evidencia ante el equipo directivo lo VALIO$A$ que son las reuniones de trabajo.
- Crea un programa de gestión de reuniones y uso de las herramientas de comunicación organizacional y trabajo colaborativo.
- Antes de planear una reunión EVALUA si es necesario hacerla o si es posible reemplazarla usando otra herramienta de comunicación y trabajo colaborativo.
- Entrena a las personas en facilitación y liderazgo de reuniones efectivas.
18.02.2020
¿Haces reuniones efectivas? Mídelas
Si quieres evaluar la efectividad de las reuniones de trabajo en tu organización, inicia por evaluar tu participación en las reuniones y después evalua si en tu organización hacen reuniones efectivas.
La manera como gestiones las reuniones hará de ellas una herramienta de productividad muy importante para el trabajo en equipo.
Para hacer la medición, te planteo un reto de observación de una semana y al finalizar este periodo, evalua tu participación en las reuniones, respondiendo una breve encuesta de 4 preguntas relacionadas con la manera cómo haces la invitación a las reuniones, qué tan atento y participativo estás siendo en las reuniones.
Ahora que ya tienes una idea de la manera cómo planeas y participas en las reuniones de trabajo, es buen momento para dar una mirada a tu alrededor, limita tus recuerdos a la última semana o máximo dos y contesta las segunda encuesta, son 4 preguntas más, relacionadas con la percepción que tienes sobre la manera cómo hacen las reuniones de trabajo en tu organización.
¿Cuál es el resultado? Conoce si en tu organización hacen reuniones efectivas.
Suma las 8 respuestas
Si la suma de las respuestas “Siempre” y “Casi siempre”, de las dos encuestas, es igual o mayor de 6, en tu organización HACEN REUNIONES EFECTIVAS. En este caso es importante considerar acciones que permitan mantener la aplicación de las buenas prácticas para realizar reuniones efectivas, para seguir aportando a la productividad empresarial.
Si la suma de las respuestas “Siempre” y “Casi siempre”, de las dos encuestas, es igual a 5, la manera de hacer las reuniones esta en ALERTA. En este caso hay que considerar acciones que les permita con prioridad adoptar las buenas prácticas para realizar reuniones efectivas.
Si la suma de las respuestas “Siempre” y “Casi siempre”, de las dos encuestas, es igual o menor a 4, en tu organización NO hacen reuniones efectivas y se esta viendo afectada la productividad, por la perdida de tiempo y dinero que generan las reuniones. En este caso hay que considerar acciones correctivas que cubran a todos los colaboradores de la organización que participan y organizan reuniones de trabajo.
- Si quieres saber más sobre reuniones efectivas, te invito a leer otros artículos relacionados:
“Cuando no sabes para donde vas, cualquier ruta te sirve”, esta frase se acopla muy bien a la realidad que viven los colaboradores en las organizaciones cuando les exigen que cumplan con unos resultados pero no conocen la razón de ser de los mismos. Cuando la estrategia corporativa solo es conocida y centralizada por algunas personas en la organización, los equipos de trabajo que son los motores que movilizan el barco hacia el resultado, podrían estar caminando en otra dirección.
Toda estrategia corporativa implica un cambio organizacional donde todos los colaboradores deben estar informados sobre el principal objetivo de la organización, sus líneas de acción definidas, los indicadores que medirán el éxito y sobre todo, el rol que cada uno debe desempeñar para sumar al resultado. ¿Cómo lograr todo esto?, a través del plan de comunicación interna.
Diseñar un plan de comunicación interna que apalanque el logro de la estrategia corporativa debe contar con cinco premisas básicas, la primera es que el éxito del plan se medirá por el logro de los objetivos de la estrategia y no por los indicadores de ejecución del plan de comunicaciones. De nada servirá tener ejecución impecable en la ejecución de plenarias, envío de correos y entrega de material impreso, si los objetivos de la estrategia no se cumplen.
Segundo, el plan de comunicación interna debería fundamentarse en un modelo de liderazgo transformacional, donde el centro del plan sea entrenar a los jefes o líderes en comunicación asertiva siendo ellos, el corazón de la estrategia de comunicación a través de conversaciones planeadas donde compartan las metas, escuchen comentarios al respecto y construyan planes de acción en conjunto con sus equipos teniendo en cuenta las expectativas de la alta dirección y las realidades e inquietudes de sus colaboradores a cargo.
Tercero, adaptar la estrategia corporativa a un lenguaje común, en ocasiones creamos piezas de comunicación complejas de leer para algunos públicos de la organización, y no necesariamente por su nivel académico sino por sus conocimientos técnicos y área de influencia, por ello es importante que la información sea fácil de entender, relevante, de fácil recordación y de alta accesibilidad, es decir que también debemos garantizar que esté disponible en todos los canales internos de comunicación de tal modo que cualquier colaborador pueda consultarla en el momento que lo requiera.
Cuarto, diseñar actividades donde cada colaborador se sienta partícipe del proceso. Todos cuidamos mejor de algo cuando sentimos que ese elemento nos pertenece, por esto es importante que el plan de comunicación interna plantee actividades donde las personas sientan que la estrategia corporativa les pertenece y puedan proponer acciones para su ejecución y el logro de los objetivos.
Quinto, sostenimiento y medición, generalmente una estrategia corporativa se plantea a varios años, así mismo debe ser la construcción del plan de comunicación interna, si bien el lanzamiento es una etapa clave para que los colaboradores se comprometan con el proceso, debemos establecer cuánto tiempo debería durar el plan, cuáles son los momentos de ejecución y cierre y en cada una de estas etapas, establecer indicadores para medir la efectividad de la comunicación y cruzarlos con el avance de la estrategia para determinar las áreas donde debemos reforzar, entender los elementos de éxito y las iniciativas que no generan valor para abandonarlas, en este proceso siempre será valioso realizar renuncias oportunas.
No es gratuito que las palabras comunicación y cambio inicien la letra C de cuidado, y es que el cambio organizacional es un proceso que requiere de toda la atención y sutileza de la compañía para lograr resultados exitosos. Diseñar una campaña de endomarketing o un plan de comunicación interna alineados a la estrategia corporativa es fundamental a la hora de impulsar procesos de cambio, además de contar con el liderazgo transformacional por parte de los lideres de los equipos inicialmente involucrados e impactados.
- Identificar voceros por temática
- Identificar embajadores con credibilidad
- Diagnosticar
- Segmentar
- Medir por ejecución (ritmo) y comportamientos (entendimiento - aceptación).
- Herramientas
Aspectos Generales del Cambio
- Identifique un líder del proceso de cambio. Si bien múltiples equipos y personas participarán en el proceso, es necesario establecer un gerente de proyecto quien deberá coordinar a los equipos necesarios, hacer seguimiento al cronograma y ser vigía de los recursos y avances del proceso. Esta persona será quien rinda cuentas ante la alta gerencia del proyecto.
- Entrene al líder en gestión del cambio, de acuerdo al tipo de cambio que se busca generar (de comportamientos, de proceso, estrategia, etc) existen diversas herramientas y metodologías a implementar. Es responsabilidad de la organización, brindar el entrenamiento y soporte necesario al líder del proyecto para que este pueda movilizar a los equipos de manera correcta.
- Liderar con el ejemplo, el líder del proyecto y su equipo más cercano deben ser ejemplos del proceso, convertirse en embajadores de cambio, siendo los primeros en implementar los nuevos compartimientos o procedimientos con el propósito de transmitir al resto de la organización: los beneficios del cambio, lo sencillo o práctico que puede ser adaptarse a él, y compartir las herramientas para enseñar a otros.
- Identifique la situación actual y defina clara y específicamente la situación deseada. Un proceso de cambio que no tenga claro el punto de partida y punto final es como un carro que no sabe hacia donde se dirige, puede quedarse muchísimas horas dando vueltas en circulo sin llegar a ningún lugar.
- Es muy importante el involucramiento de la alta gerencia definiendo el punto inicial, cuál es el estado actual de la organización y cuál es ese lugar al que se desea llegar a través del proceso de cambio, teniendo esto claro se podrá implementar una solución que asegure los resultados esperando mediante una intervención efectiva en los procesos y las personas.
- El proceso inicia con la identificación de una necesidad de cambio y concluye con la evaluación de la gestión del cambio y el sostenimiento de este.
- Comunique, comunique y comunique. Propicie, promueva y participe en conversaciones objetivas y sinceras a lo largo de todo el proceso. Es importante informar a los actores involucrados en el motivo del cambio, sus beneficios, los riesgos de no asumirlo al tiempo, cómo será su participación en el proceso y los resultados puntuales que se espera por parte de ellos, los recursos de apoyo que la compañía pone a disposición del proceso, las metas temporales de avance, y algo fundamental, habilite un canal de comunicación para compartir experiencias, dudas y quejas del proceso.
- Realice seguimiento constante. Un proceso de cambio exige diversos tipos de seguimiento, reuniones semanales cortas donde se revise el avance de cada uno de los frentes en ejecución y donde se puedan implementar soluciones rápidas y efectivas a los contratiempos naturales del proceso, y otras reuniones más extensas con frecuencia quincenal o semanal donde se evalúe el avance del cambio de manera estratégica, ¿cómo ha comenzado a impactar a la operación y a las personas?. En estos seguimientos es importante no perder de vista la ejecución de los recursos planteados.
- Celebre las victorias tempranas. Un proceso de cambio es la suma de múltiples hitos que generan un resultado en el mediano y largo plazo, mientras el resultado final se materializa puede pasar que los equipos sientan desmotivación o desgaste (actitudes que son naturales en estos procesos), por ello, es importante celebrar las victorias tempranas, reconocer los triunfos de todos los equipos que están gestionando el cambio y visibilizar los cambios de conducta que van dirigidos hacia el propósito superior.
- Documente y comparta las lecciones aprendidas. Lo más valioso de un proceso de cambio es lo que se aprende porque hay soluciones de ejecución sencilla pero que requirieron de meses de trabajo para hallar esa formula mágica. De esto se trata el cambio, de documentar todos esos avances para ponerlos a disposición de otros equipos y de futuras generaciones. Es importante documentar lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer.
- Por último y no menos importante, no genere expectativas que no esté seguro de que pueda cumplir. Cuando iniciamos un cambio y le compartimos a nuestros colaboradores lo que vamos a lograr, estos se entusiasman con el proceso y confían en él, si el proceso comienza a avanzar y el resultado no llega, se genera la sensación de nadar contra la corriente y nuestros equipos se desmotivan. Como organización debemos ser conscientes de aquello que es posible de acuerdo a nuestro recurso humano y financiero, tiempos, expectativas y condiciones del mercado. Cualquier compañía puede iniciar un cambio que le signifique un salto cuántico en su forma de operar sin embargo debe analizar muy bien qué tanto promete a sus audiencias, en ocasiones en mejor prometer poco y sorprender con mucho que quedar debiendo.
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